Privacybeleid

1. Verwerkingsverantwoordelijke

Philotechnos — Robin Paulus (onderneming natuurlijke persoon), Wallonië, België. Contact: contact@philotechnos.com.

2. Verzamelde gegevens

Via het contactformulier en de configurator: identiteit en contactgegevens (naam, onderneming, e-mail, telefoon, sector, btw-nummer, B2B/B2C-statuut), projectdetails (pakket, opties, abonnement, budget, termijn, doelstellingen, inspiraties, kleuren, beschikbaarheid van logo/teksten/foto’s, taal) en uw bericht. Voor het opstellen van offertes en facturen: facturatieadres, ondernemingsnummer, offerte-/factuurnummers, betaalgeschiedenis en communicatie in verband met de overeenkomst. Bij een abonnement: de door de betaaldienstverlener verstrekte identificatoren en referenties (klant, mandaat, abonnement) alsook de status en data van de incasso’s (de volledige bankgegevens worden niet door Philotechnos bewaard). Technische gegevens (IP-adres, beveiligingslogs) kunnen worden verwerkt voor de beveiliging en de goede werking van de site. De als verplicht aangeduide velden zijn nodig om uw aanvraag te behandelen; zonder deze gegevens kan Philotechnos er mogelijk niet op antwoorden of geen offerte opstellen.

3. Doeleinden

Uw aanvraag behandelen, een offerte opstellen en met u communiceren over uw project; in voorkomend geval de contractuele relatie en het abonnement beheren.

4. Rechtsgrond

De gegevens die nodig zijn om een contact- of offerteaanvraag te behandelen, worden verwerkt op grond van precontractuele maatregelen die op uw verzoek worden genomen. De gegevens die nodig zijn voor de uitvoering van een project of een abonnement, worden verwerkt op grond van de overeenkomst. Sommige gegevens worden bewaard om onze wettelijke (met name boekhoudkundige) verplichtingen na te leven. De technische logs en de gegevens die nodig zijn voor de beveiliging, de preventie van misbruik en de stabiliteit van de site worden verwerkt op grond van het gerechtvaardigd belang van Philotechnos om haar diensten te beveiligen. Toestemming wordt enkel gebruikt wanneer ze de passende grondslag vormt voor een duidelijk omschreven facultatief doeleinde.

5. Bewaartermijn

De gegevens worden bewaard zolang nodig voor de doeleinden: contact- of offerteaanvragen zonder gevolg worden maximaal 24 maanden bewaard; klantgegevens tijdens de contractuele relatie en daarna gedurende de toepasselijke wettelijke termijnen; de technische en beveiligingslogs gedurende een beperkte periode (doorgaans enkele weken tot enkele maanden) volgens de beveiligingsbehoeften en de instellingen van de dienstverleners; de betaal- en mandaatreferenties tijdens de contractuele relatie en daarna gedurende de termijnen nodig voor bewijs, boekhouding en het beheer van eventuele betwistingen; boekhoudkundige stukken gedurende de wettelijke bewaartermijn. Daarna worden de gegevens verwijderd of geanonimiseerd.

6. Ontvangers en dienstverleners

Uw gegevens worden nooit doorverkocht. Ze kunnen worden meegedeeld aan de voor de activiteit noodzakelijke ontvangers en dienstverleners, met name: Vercel (hosting van de site), Supabase (database), Resend en de e-maildienst (communicatie), Mollie (terugkerende betalingen), Accountable (offertes, facturen en boekhoudkundige verplichtingen), alsook de bankinstelling, de domeinregistrar en de bevoegde boekhoudkundige, juridische of administratieve adviseurs, wanneer dat nodig is. Afhankelijk van de verrichtingen kunnen sommige partijen (bank, betaaldienstverlener, boekhouddienst) als autonome verwerkingsverantwoordelijke optreden. De geactualiseerde lijst van de belangrijkste categorieën ontvangers kan op verzoek worden verkregen.

7. Doorgifte buiten de Europese Unie

Sommige dienstverleners of verdere verwerkers kunnen gegevens verwerken buiten de Europese Economische Ruimte (EER); afhankelijk van hun configuratie kunnen andere diensten (bv. de database) in een Europese regio worden gehost. In voorkomend geval gaat Philotechnos na of er een erkend mechanisme bestaat — een adequaatheidsbesluit of de modelcontractbepalingen van de Europese Commissie — en kan op verzoek meer informatie bezorgen.

8. Uw rechten

Conform de AVG/GDPR hebt u recht op inzage, correctie, verwijdering, beperking van de verwerking, bezwaar en overdraagbaarheid van uw gegevens, alsook het recht om uw toestemming op elk moment in te trekken (zonder gevolg voor reeds verrichte verwerkingen). Wanneer de verwerking op het gerechtvaardigd belang berust, kunt u zich hiertegen verzetten om redenen die verband houden met uw bijzondere situatie, behoudens dwingende gerechtvaardigde gronden om de verwerking voort te zetten. Neem contact op via contact@philotechnos.com om deze uit te oefenen: Philotechnos antwoordt binnen de wettelijke termijn (in principe één maand) en kan indien nodig een identiteitscontrole vragen.

9. Klacht

U hebt eveneens het recht om een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA), Drukpersstraat 35, 1000 Brussel — gegevensbeschermingsautoriteit.be.

10. Publieksmeting

De site kan Vercel Analytics en Speed Insights gebruiken om het bezoek en de prestaties op geaggregeerde wijze te meten. Afhankelijk van hun configuratie kunnen deze tools bepaalde technische gegevens verwerken; ze zijn ingesteld om de verzameling te beperken, plaatsen in hun standaardconfiguratie geen cookies en worden niet voor reclamedoeleinden gebruikt.

11. Cookies

De site gebruikt uitsluitend de cookies die strikt noodzakelijk zijn voor de werking, waarvoor geen toestemming vereist is. Wanneer inhoud van derden wordt geladen (bv. voorbeeld van een site in iframe, externe video’s), kunnen die hun eigen trackers plaatsen, onderworpen aan hun beleid; in voorkomend geval wordt een toestemmingsmechanisme voorzien voor niet-essentiële trackers.

12. Beveiliging

Er worden redelijke technische en organisatorische maatregelen genomen om uw gegevens te beschermen tegen ongeoorloofde toegang, verlies of openbaarmaking.

13. Geautomatiseerde besluitvorming

Er wordt geen enkel besluit met rechtsgevolgen uitsluitend geautomatiseerd genomen. De raming van de configurator is indicatief en wordt steeds door een mens gecontroleerd vóór de opmaak van een offerte.